Dopo un’accurata selezione avere scelto il nostro software 3PL Dynamics per la gestione dei trasporti e della logistica, l’inizio dell’implementazione è proprio dietro l’angolo. Tuttavia, c’è un altro fattore importante nella check list da completare prima di poter iniziare: selezionare il team di progetto.
Chi deve essere coinvolto durante l’implementazione? E come massimizzare il risultato?
Ottenere il massimo dalla soluzione
L’implementazione avviene in un periodo di tempo relativamente breve. In un massimo di tre mesi, il nuovo sistema deve essere operativo ed utilizzabile. Si tratta di un lavoro non indifferente, sia per le persone dell’organizzazione che per le capacità necessarie per portare a termine il lavoro. Pertanto, è importante selezionare un team forte, motivato ed equilibrato. Questo team deve essere in grado di prendere decisioni, testare il sistema e condividere la soluzione in modo fluido all’interno dell’organizzazione. Solo così si potrà ottenere il massimo dalla nuova soluzione e massimizzare il supporto dei vostri processi.
Il team
Un team di progetto di successo consente di avere un go-live di successo.
Quando l’implementazione procede in modo fluido, i potenziali errori possono essere risolti direttamente e la configurazione si adatta perfettamente al vostro flusso di lavoro quando i sistemi diventano operativi. In questo modo si traggono maggiori benefici dall’implementazione una volta terminata. Ma qual è la giusta composizione del team?
Il principale stakeholder
In primo luogo, il team di progetto è composto dal cosiddetto stakeholder primario, o project owner. Questa figura è solitamente ricoperta dal CEO dell’azienda. Un ruolo che riveste una fondamentale importanza a livello decisionale per il coordinamento generale, assicurandosi che ci sia consenso sia all’interno dell’organizzazione sia al di fuori del team di progetto. Per questo motivo, è importante che lo stakeholder sia coinvolto in momenti come il Kick-off, il SIM1, il SIM2 e il go-live.
Il Project Manager
Il secondo ruolo per importanza è il project manager.
Il project manager viene solitamente scelto dall’organizzazione come leader del progetto. Come il nome potrebbe far presagire, il project manager gestisce il progetto e tutto ciò che ne consegue. Facilita il progetto: assicurandosi che le persone giuste possano partecipare in un giorno specifico e che la sala conferenze sia dotata di tutte le attrezzature necessarie. In poche parole, fornisci i mezzi per un’implementazione senza intoppi. In un’organizzazione relativamente piccola, il ruolo di project manager può anche essere un compito secondario di uno degli utenti chiave coinvolti nell’implementazione.
Gli utenti chiave / Key Users
A questo proposito, il terzo ruolo importante – e forse il più importante – che distinguiamo nel team di progetto sono gli utenti chiave. In qualità di utenti chiave, sarete formati e istruiti da Elevate-IT sull’utilizzo del nuovo sistema. Inoltre, siete responsabili delle decisioni da prendere durante l’implementazione. Questo aspetto è di grande importanza per il successo del go-live. Per questo motivo, è importante avere nella stanza persone che possano prendere decisioni sulla configurazione insieme al consulente.
Responsabilità dell’utente chiave / key users
Oltre a prendere decisioni, l’utente chiave è anche responsabile dell’importazione dei dati anagrafici. Il consulente aiuterà ad esempio con il primo contratto, ma il resto dovrà essere compilato da solo. Dopodiché, il processo deve essere testato nell’ambiente di prova. Questo è un altro compito importante dell’utente chiave. Quando tutto funziona come dovrebbe, i key user iniziano a formare gli utenti finali a lavorare con la nuova soluzione.
Il numero di utenti chiave nel team
All’interno del gruppo, i key users devono identificarsi in diversi ruoli dell’azienda: da un manager operativo a un impiegato del magazzino. Le dimensioni dell’azienda, la portata del progetto e il numero di funzionalità determinano le dimensioni del team di progetto. Per ottenere il massimo risultato, questo team non dovrebbe essere troppo grande. Durante l’implementazione, si vogliono evitare il più possibile le discussioni che possono influenzare il percorso verso il successo. Tuttavia, le conoscenze delle diverse aree di lavoro devono essere presenti perché il team di progetto supporta tutti i processi primari. Per questo motivo, in media si scelgono da due a quattro key users.
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